Documents émis

L’entrée Documents émis du menu (section Clientèle) rassemble tous les PDF produits par le garage, quelle que soit l’intervention : devis, factures, avoirs et documents d’atelier signés. Les plus récents viennent en premier, par pages de 25.

Ce qui est listé

• Devis : chaque version émise (la mention v2, v3… apparaît dès la deuxième version), au comptoir comme à l’atelier, et les estimations de réparation signées.
• Factures et avoirs, de l’atelier et du comptoir.
• Documents d’atelier signés : bon de réception, ordre de réparation, bon de restitution.
• Autres : factures proforma, reçus de paiement et relevés de compte, générés lorsqu’ils sont envoyés.
• Historique repris : les factures, avoirs, devis et ordres de réparation repris de l’ancien logiciel du garage lors de son passage à Mekaplus (voir plus bas).

Ne sont pas listés : les impressions d’atelier non signées (elles se régénèrent à la demande depuis l’intervention), les duplicatas de facture (le PDF est le même que l’original), les factures saisies dans un autre logiciel quand la facturation intégrée est désactivée et les fichiers que vous avez simplement importés (Photos et documents).

Chercher et filtrer

La recherche s’applique à la frappe. Tapez un ou plusieurs mots : chacun doit se retrouver dans le numéro du document (F-2026-00012, ou R-, OR-, RS- suivi du numéro du dossier), le nom du client, la plaque ou la marque et le modèle du véhicule. Pour un document repris, la recherche porte aussi sur le nom du client et l’identification du véhicule tels qu’imprimés sur le document d’origine.

Le menu Filtres restreint la liste à un groupe de documents (Tous, Devis, Factures, Documents d’atelier ou Autres) et ajoute :

Filtre	Effet
Période (Du, Au)	Sur la date d’émission, dans le fuseau du garage. Sans période, tous les documents sont listés.
Type	Un type précis : devis, estimation, bon de réception, ordre de réparation, bon de restitution, facture, avoir, proforma, reçu de paiement, relevé de compte.
État	À jour, Remplacé (une version plus récente du devis, ou un document signé remplacé par une nouvelle version) ou Avoir émis (une facture qui a au moins un avoir).
Origine	Mekaplus (les documents produits par Mekaplus) ou Historique repris (ceux de l’ancien logiciel). Proposé quand le garage a des documents repris.

Les filtres s’appliquent à chaque choix, s’affichent en puces retirables sous la barre et restent dans l’adresse de la page (à garder en favori) ; appliquer un filtre ramène à la première page.

Ouvrir un document

Cliquez n’importe où sur une ligne (ou validez-la au clavier) : le PDF s’ouvre dans un nouvel onglet. Chaque ligne montre le document (avec son numéro et son état s’il n’est plus à jour), sa date, le client, le véhicule, l’intervention et le montant TTC des factures, avoirs et devis. Le lien n° 1234 ouvre l’intervention ; une vente au comptoir indique Comptoir. Sur un téléphone, chaque document est une carte.

Le client et le véhicule affichés sont ceux d’aujourd’hui. Pour un client anonymisé, la ligne indique Client anonymisé, sans véhicule, et ne se retrouve plus par son nom ; le numéro du document reste cherchable et le PDF, conservé tel qu’il a été émis (obligation légale de conservation). Une vente au comptoir sans fiche client indique Client de passage.

Historique repris

Si votre garage vient d’un autre logiciel, ses anciens documents sont dans la même liste, à leur date, mêlés aux documents de Mekaplus : une recherche « Martin » ou une plaque retrouve l’ancien et le nouveau ensemble. Chaque document repris porte une icône d’historique et l’étiquette Historique repris · GEIMSTAR (le nom du logiciel d’origine). Les groupes et types sont les mêmes : une facture reprise est dans Factures, un ordre de réparation repris dans Documents d’atelier.

Cliquez sur un document repris pour ouvrir sa fiche en lecture seule (date, client, véhicule, lignes, totaux, règlements) : elle rappelle que le document vient de l’ancien logiciel et n’est pas un document Mekaplus. Il n’y a pas de PDF : le document est reconstitué à partir des chiffres repris.

Les documents repris restent hors des totaux, des rapports et du registre fiscal : aucun chiffre de la page n’additionne leurs montants à ceux de Mekaplus. Le montant réglé n’est affiché que si l’ancien logiciel rattachait les règlements document par document ; sinon la ligne indique Solde non suivi, jamais un reste à payer. La liste les montre aussi quand la facturation intégrée est désactivée.

Qui voit quoi

La page s’ouvre aux personnes qui peuvent consulter les interventions et les clients (comme les PDF de factures et de devis). Les documents signés ou envoyés (estimations, documents d’atelier, proformas, reçus, relevés) demandent en plus le droit de consulter les documents : sans lui, ces types, et les groupes Documents d’atelier et Autres, ne sont pas proposés. Les documents repris s’affichent avec les seuls droits de consulter les interventions et les clients.