Ventes et encaissements

La page Ventes et encaissements (section Pilotage du menu) montre les « vases communicants » de l’argent du garage : ce qui entre, ce qui sort et ce qui est encore dû. Il répond à des questions comme « beaucoup de clients me doivent-ils de l’argent ? » ou « est-ce que j’encaisse nettement plus que je n’achète ? ».

Qui voit la page

La page n’apparaît qu’à qui a la permission Consulter le rapport Ventes et encaissements : parmi les rôles fournis, l’Administrateur seul. Vous pouvez la donner à un rôle personnalisé, par exemple celui d’un chef d’atelier ou d’un gérant, dans Rôles, sans lui ouvrir les réglages du garage.

Les blocs affichés dépendent ensuite de ce que la personne peut voir par ailleurs :

les ventes (facturé, ventes HT, taux horaire moyen, ventes par canal, par activité et par sorte, meilleures ventes, facturé projeté) : toujours, y compris dans un garage qui facture sans la caisse ;
les encaissements (encaissé, délai moyen de paiement, reste dû, constats) : seulement avec la fonctionnalité Encaissements et caisse activée (Réglages › Fonctionnalités, voir Fonctionnalités) et la permission Voir les règlements ;
les achats fournisseurs (achats de la période, achats commandés pas encore reçus) : seulement avec la permission Commander aux fournisseurs.

Un bloc masqué n’est pas calculé ; une courte phrase en haut de la page dit ce qui manque.

Choisir la période

Les boutons Semaine, Mois, Année et Période libre choisissent la sorte de période (le mois en cours par défaut) ; les flèches passent à la période précédente ou suivante, et Revenir à aujourd’hui ramène à la période en cours. La semaine va du lundi au dimanche. Tous les jours sont ceux du fuseau du garage.

Avec Période libre, choisissez les dates Du et Au, puis Afficher : la date de fin ne peut pas précéder la date de début, et la période dure deux ans au plus. Le graphique et le tableau vont jour par jour jusqu’à deux mois environ (62 jours), mois par mois au-delà. Les flèches passent à la période de même durée juste avant ou juste après. La période choisie reste dans l’adresse de la page : vous pouvez la garder en favori ou la partager avec un collègue qui a la même permission.

Les indicateurs

Chaque indicateur est comparé à la période précédente de même sorte (« +12 % face à la période précédente ») et à N-1, la même période un an plus tôt : la même semaine (mêmes jours de la semaine, 52 semaines avant), le même mois, la même année, ou les mêmes dates un an plus tôt pour une période libre (le 29 février devient le 28).

Facturé (TTC, avoirs déduits) : factures et factures d’acompte émises sur la période, moins les avoirs émis sur la période. Un acompte compte une seule fois, à l’émission de sa facture d’acompte. Voir les factures ouvre les factures de la période dans Documents émis (pour qui peut consulter les interventions et les clients).
Encaissé : la même règle que l’indicateur Encaissé aujourd’hui de la page Caisse, sur toute la période : paiements reçus (remboursements déduits), moins les annulations faites sur la période. L’utilisation d’un chèque cadeau n’est pas un encaissement (sa vente l’a été). Voir les encaissements ouvre les paiements de la période dans la Caisse.
Achats fournisseurs : les achats dont la commande a été envoyée sur la période, hors taxes et indicatifs (valeur reçue, plus le reste à recevoir au prix attendu) : la facture du fournisseur fait foi.
Reste dû − achats ouverts : ce que vos clients vous doivent (reste dû, TTC) moins ce que vous devez encore à vos fournisseurs (achats commandés pas encore reçus, hors taxes et indicatifs), à ce jour. C’est un indicateur de trésorerie, pas un résultat ni un bénéfice : les deux montants n’ont pas la même base de TVA, et il ne dépend pas de la période choisie. Le facturé et l’encaissé restent côte à côte, jamais soustraits.
Ventes HT (avoirs déduits) : le chiffre d’affaires hors taxes de la période, atelier et comptoir, avoirs déduits ; comme pour le facturé, un acompte compte à l’émission de sa facture d’acompte.
Taux horaire moyen facturé : la main-d’œuvre facturée hors taxes (remises comprises) divisée par les heures de main-d’œuvre facturées, avoirs déduits. Les forfaits n’en font pas partie, même s’ils comprennent de la main-d’œuvre.
Délai moyen de paiement : pour les factures soldées sur la période (leur dernier règlement reçu sur la période, plus rien à payer), le nombre moyen de jours entre l’émission de la facture et ce dernier règlement. Une vente au comptoir payée sur-le-champ compte pour 0 jour ; une facture soldée par un avoir seul ne compte pas ; un paiement annulé n’est pas un règlement. Il fait partie des encaissements : il ne s’affiche qu’avec leur accès.

Les constats

Sous les indicateurs, des constats simples s’affichent quand ils s’appliquent :

une part importante du reste dû a plus de 30 jours de retard (plus d’un quart, et au moins 500 €) : pensez à relancer ces clients ;
le reste dû dépasse l’encaissé de la période : votre trésorerie attend ces règlements ;
vos achats ouverts dépassent le reste dû de vos clients : surveillez votre trésorerie.

Ces constats aident à piloter le garage ; ils ne sont pas un conseil fiscal.

Entrées et sorties

Le graphique place, tranche par tranche (un jour pour la semaine et le mois, un mois pour l’année ; pour une période libre, un jour jusqu’à 62 jours et un mois au-delà), l’encaissé à côté des achats fournisseurs, sur une même échelle. Survolez une colonne (ou parcourez-les au clavier) pour lire ses montants et le facturé de la tranche ; Afficher les données en tableau donne les mêmes chiffres en tableau, avec le total.

Jours et mois clos : égaux au ticket Z

Un jour ou un mois clos (la clôture fiscale est faite automatiquement une fois la journée ou le mois terminé, voir Clôtures) donne ici les mêmes chiffres que son ticket Z : le facturé avoirs déduits est son « Total TTC de la période », l’encaissé son « Encaissé hors chèques cadeaux utilisés » (ou son « Total des encaissements » s’il n’y en a pas). Qui peut consulter les tickets Z (permission Consulter la conformité) trouve Voir le Z au-dessus des indicateurs d’un mois clos, et dans la colonne Ticket Z du tableau, pour chaque jour clos (chaque mois clos d’une année, ou d’une période libre qui le contient en entier). Le ticket Z porte en plus ce que cette page ne montre pas : TVA par taux, nombre de pièces et de duplicatas, totaux perpétuels, mouvements et comptages de caisse. Une semaine, le jour ou le mois en cours n’ont pas de ticket Z, et le premier mois clos commence au jour où le journal fiscal du garage a démarré.

Ce que les clients vous doivent

L’anneau répartit le reste dû à ce jour (toutes les factures non soldées, quelle que soit la période choisie) : pas encore échu, puis en retard de 1 à 30 jours, de 31 à 60 jours et de plus de 60 jours, avec le montant et le nombre de factures de chaque part. La liste détaillée est dans l’onglet À encaisser, que le lien Voir À encaisser ouvre directement.

Trésorerie à venir

Ce qui doit encore entrer et sortir, à ce jour : le reste dû des clients, moins les achats commandés pas encore reçus (hors taxes, au prix attendu), et la différence, reste dû − achats ouverts (le même chiffre que l’indicateur du haut de page). Pour la période en cours, le facturé projeté à la fin de la semaine, du mois ou de l’année prolonge le rythme actuel : le facturé à ce jour rapporté aux jours écoulés.

Ventes par canal et par activité

L’anneau Ventes par canal répartit le chiffre d’affaires hors taxes de la période (avoirs déduits) entre l’atelier (les factures d’une intervention) et le comptoir (les ventes au comptoir), avec le nombre de factures de chacun.

Le tableau Ventes par activité donne la même somme par activité de l’intervention facturée (son type de travail, sous son nom actuel), avec la part de chacune : Sans activité pour une intervention qui n’en a pas, Comptoir pour les ventes au comptoir. Les lignes s’additionnent au chiffre de l’indicateur Ventes HT.

Ventes par sorte et meilleures ventes

L’anneau Ventes par sorte répartit le chiffre d’affaires hors taxes de la période entre main-d’œuvre, pièces et forfaits (avoirs déduits ; un forfait compte pour son prix, les pièces qu’il comprend ne s’ajoutent pas). Le tableau Meilleures ventes donne les dix articles qui rapportent le plus sur la période, avec leur quantité.

Une note sous le titre de l’anneau rappelle un décalage normal : le facturé TTC compte un acompte à l’émission de sa facture d’acompte, alors que les ventes HT par sorte comptent toute la facture finale ; les deux ne tombent donc pas sur la même période. De même, un avoir compte le jour où il est émis : un mois peut sembler négatif.

Exporter en CSV

Le menu ⋮ en haut de la page, Exporter en CSV, enregistre les chiffres affichés pour la période choisie dans un fichier ventes-<début>_<fin>.csv, lisible par un tableur (séparateur point-virgule, virgule décimale) :

Le fichier est un seul tableau : une ligne par tranche (jour ou mois), puis le total de la période, la période précédente et N-1 ; en colonnes, le facturé, les avoirs et le facturé avoirs déduits (TTC), l’encaissé et les achats fournisseurs, puis les indicateurs (ventes HT, atelier et comptoir, main-d’œuvre et heures facturées, taux horaire moyen, factures soldées et délai moyen de paiement) et les ventes par activité. Les indicateurs ne sont renseignés que sur les trois lignes de période entière ; un chiffre qui ne peut pas être calculé (aucune heure facturée, aucune facture soldée) est écrit 0. Un message confirme le téléchargement.

Le fichier ne contient que ce que vous voyez : sans l’accès aux encaissements, ni encaissé ni délai de paiement ; sans l’accès aux achats, pas d’achats fournisseurs. Chaque export est inscrit au journal d’audit du garage (période exportée, sans montant).

Toutes ces lectures se font sans rien modifier. Les montants facturés et encaissés sont TTC, les achats et les ventes par article hors taxes ; ils ne remplacent pas les comptes de votre expert-comptable.